NOUS RESPECTONS VOTRE VIE PRIVÉE. Politique sur la protection de la vie privée

Les définitions qui suivent s'appliquent à la présente politique sur la protection de la vie privée :

a. Un « renseignement personnel » est tout renseignement permettant d’identifier une personne ou une tierce partie, incluant, sans s’y limiter, l’adresse de domicile et le numéro de téléphone, l’âge, le sexe, la situation matrimoniale ou familiale, les numéros d’identification comme le numéro d'assurance sociale et du permis de conduire ou autres numéros d’identification, les antécédents médicaux, les antécédents d’emploi (antérieur et actuel), les antécédents financiers, les informations bancaires, les antécédents criminels, l'opinion d'autrui sur une personne ou une tierce partie, les opinions, le nom, l'adresse et le numéro de téléphone d’un parent, d’un tuteur ou d’une tutrice, d’un(e) conjoint(e).

b. Par « atteinte à la vie privée », on entend l’accès, l’utilisation, la divulgation ou la transmission non autorisés ou illégaux, voire la perte ou toute atteinte à la sécurité des renseignements personnels, en vertu de la LPRPDE et de toute autre loi provinciale essentiellement similaire.

c. La « collecte » signifie l'action de recueillir, de se procurer ou d'obtenir des renseignements personnels à partir de quelque source que ce soit, y compris d'une tierce partie, par quelque moyen que ce soit.

d. Le « consentement » est une acceptation volontaire de ce qui est fait ou proposé. Le consentement peut être explicite ou implicite. Le consentement explicite est clairement donné, verbalement ou par écrit. Il s'agit d'un consentement sans équivoque, que l'entreprise n'a pas besoin de vérifier. Il y a consentement implicite lorsque l'action ou l'inaction d'une personne ou d’une tierce partie permet de déduire raisonnablement qu'il y a consentement.

e. La « divulgation » signifie rendre les renseignements personnels disponibles à toute personne au service ou non de Boardwalk.

f. Par « personne » et « personnes », on entend toute personne qui est le sujet de tout dossier détenu par Boardwalk.

g. Par « application de la loi », on entend toute enquête ou toute procédure disciplinaire entraînant ou pouvant entraîner une pénalité ou une sanction infligée et contrôlée.

h. Par « tierce partie » ou « tierces parties », on entend toute personne ou toute entreprise autre que la personne intéressée ou les porte-parole de Boardwalk. Il convient de noter que dans certaines circonstances, l’entreprise peut être en droit de communiquer des renseignements personnels à une tierce partie agissant comme mandataire pour Boardwalk.

i. Par « utilisation », on entend le traitement et la manipulation des renseignements personnels par et au sein de Boardwalk.

j. Par « Boardwalk », on entend l’ensemble des entités et des filiales compris dans la structure consolidée de la Fiducie de placements immobiliers Boardwalk.

k. Par « renseignements personnels confidentiels », on entend tout renseignement de nature médicale, biométrique ou délicate, ou dont le contexte de son utilisation ou divulgation implique un niveau élevé d’attente raisonnable en matière de vie privée. Certains exemples de renseignements personnels confidentiels assujettis au Règlement général sur la protection des données (RGPD) comprennent des données sur la race ou l’appartenance ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, l'appartenance à un syndicat, la santé ou la vie sexuelle, les données génétiques, biométriques et de santé.

Boardwalk reconnaît sa responsabilité en matière de protection des renseignements personnels qu’elle détient et s’engage à se conformer à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada ainsi qu’à toute loi provinciale sur la protection des renseignements personnels en vigueur. Boardwalk a désigné un(e) agent(e) de la protection de la vie privée chargé(e) de surveiller la conformité aux lois sur la protection de la vie privée et de veiller à la mise en œuvre de pratiques et de procédures appropriées pour assurer la protection de la vie privée.

L’agent(e) de la protection de la vie privée est responsable de :

a. mettre en place et consolider des politiques et des procédures relatives à la protection de la vie privée conformément aux lois et règlements en vigueur;

b. informer le personnel et les entrepreneurs au sujet de leurs obligations en matière de protection de la vie privée et fournir les formations et les orientations pertinentes;

c. répondre à toute question, plainte ou demande en matière de protection de la vie privée;

d. réaliser des évaluations et des vérifications en matière de respect de la protection de la vie privée en vue de déceler les risques et de garantir la conformité;

e. suivre l’évolution de toute modification aux lois et aux règlements sur la protection de la vie privée et actualiser les pratiques relatives à la protection de la vie privée en conséquence;

f. travailler en collaboration avec les parties prenantes et les services concernés pour la mise en place de pratiques exemplaires en matière de protection de la vie privée;

g. agir comme personne-ressource pour toute personne s’informant au sujet de ses droits en matière de protection de la vie privée ou faisant valoir ses droits;

h. veiller à la sécurité et à la protection des renseignements personnels par l’adoption de mesures de sécurité matérielles, administratives et techniques;

i. agir comme coordonnateur(trice) au sujet des questions relatives à la protection de la vie privée et coopérer avec les organismes de réglementation et de contrôle;

j. superviser la gestion des procédures relatives aux atteintes à la vie privée, notamment les procédures de notification et d'atténuation;

k. évaluer et actualiser régulièrement la politique sur la protection de la vie privée et la documentation correspondante afin qu’elles tiennent compte des modifications relatives aux pratiques ou aux obligations juridiques de l’entreprise.

Consciente que la protection des renseignements personnels est une responsabilité qui incombe à toute personne, Boardwalk s’attend à ce que son personnel et les entrepreneurs se conforment à la protection de la vie privée et aux procédures connexes.

La personne ou la tierce partie est responsable de :

a. se familiariser avec la présente politique sur la protection de la vie privée et en respecter les dispositions;

b. fournir les autorisations et les consentements adéquats;

c. signaler immédiatement à l’agent(e) de la protection de la vie privée toute atteinte à la vie privée; et

d. mettre à jour ses renseignements personnels à Boardwalk.

Boardwalk est responsable des renseignements personnels qui lui sont confiés et a désigné un(e) agent(e) de la protection de la vie privée qui est responsable d’assurer la conformité de Boardwalk à la LPRPDE, aux lois provinciales en vigueur relatives à la protection de la vie privée ainsi qu’aux exigences en matière de protection des renseignements personnels.

Le formulaire signé de consentement et de pleine connaissance de la personne ou de la tierce partie est obligatoire pour la collecte, l’utilisation ou la communication des renseignements personnels. Dans certaines circonstances, les renseignements personnels peuvent être recueillis, utilisés ou divulgués à l'insu et sans le consentement de la personne intéressée. Parmi les exemptions figure la collecte de renseignements personnels à des fins juridiques, médicales ou de sécurité, ainsi qu’à des fins de prévention de fraudes ou d'application de la loi seulement.

Avec le consentement de la personne ou de la tierce partie et conformément à la présente politique, à la LPRPDE ainsi qu’à toute autre loi provinciale essentiellement similaire, Boardwalk est en droit de recueillir des renseignements personnels d’une personne ou de toute autre tierce partie.

Boardwalk procède à la collecte de renseignements personnels au sujet de personnes selon les façons suivantes :

i. Directement auprès de la personne, par exemple :

          1. demandes d’information auprès du service à la clientèle ou du bureau de location par téléphone, courriel, clavardage, texto ou sites d'annonces sur le Web

          2. demandes d’emploi

          3. demandes de location (ou « offres de location »)

          4. site Web (création de comptes, formulaires de contact, portail du résident)

ii. Témoins de connexion et technologie similaire (se reporter à la section 10, « Utilisation de témoins de connexion », pour plus de détails)

iii. Autres sources ou tierces parties :

          1. agences d'évaluation du crédit ou de recouvrement;

          2. propriétaires et employeurs antérieurs ou actuels;

          3. organismes gouvernementaux et documents publics;

          4. partenaires publicitaires;

          5. fournisseur de service ou de services publics; et

          6. plateformes des médias sociaux.

Les renseignements personnels doivent être aussi exacts, complets et à jour comme l'exigent les fins auxquelles ils sont destinés.

Les renseignements personnels doivent être protégés au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité.

a. Collecte de renseignements

Boardwalk procède à la collecte, à l'utilisation, à la conservation et à la communication des renseignements personnels pour établir, gérer ou rompre une relation avec une personne ou une tierce partie.

b. Consentement

Le formulaire signé de consentement et de pleine connaissance de la personne ou de la tierce partie est obligatoire pour la collecte, l’utilisation ou la communication des renseignements personnels par Boardwalk. Parfois, le consentement à la collecte, à l'utilisation et à la divulgation de renseignements personnels peut être implicite par la façon dont le renseignement est recueilli, à moins que celui-ci ne soit considéré comme un renseignement personnel confidentiel.

Si Boardwalk procède à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation des renseignements personnels pour des fins autres que celles susmentionnées, alors la personne ou les tierces parties en seront avisées et un consentement sera obtenu avant la collecte, l’utilisation ou la divulgation de ces informations, à moins que la loi n’en exige la divulgation. Si Boardwalk a l’intention d’utiliser ou de divulguer des renseignements personnels recueillis par le passé pour un autre objectif qui n’est pas autorisé en vertu des lois applicables, un consentement sera obtenu au préalable avant l’utilisation ou la divulgation pour ce nouvel objectif.

Les exceptions à l’obligation d’obtenir un nouveau consentement ou un consentement actualisé pour l’utilisation de renseignements personnels existants comprennent l’utilisation des renseignements personnels :

          I. à des fins compatibles avec celles pour lesquelles ils ont été recueillis;

          II. d’une manière qui est sans équivoque dans l’intérêt de la personne;

          III. à des fins de prévention et de détection de la fraude ou d’évaluation et d’amélioration des mesures de protection et de sécurité;

          IV. dans le but de fournir ou de livrer un produit ou de fournir un service demandé par la personne; ou

          V. à des fins d’étude ou de recherche ou pour la compilation de statistiques, et uniquement si les renseignements sont anonymisés. Un renseignement personnel est anonymisé lorsque la personne détentrice de ce renseignement n’est plus en mesure d’identifier la personne concernée.

c. Retrait du consentement

Toute personne ou tierce partie peut retirer son consentement sous réserve d'obligations juridiques ou contractuelles et sur préavis raisonnable. Une personne ou une tierce partie voulant retirer son consentement doit d’abord communiquer avec l'agent(e) de la protection de la vie privée en vue de comprendre l’incidence d’un tel retrait et ensuite, si elle décide d'aller de l’avant, elle devra donner le préavis nécessaire.

d. Accès aux renseignements personnels

          I. Une personne ou une tierce partie peut demander l'accès à son dossier pour fin de consultation en prenant les dispositions nécessaires avec l’agent(e) de la protection de la vie privée. La personne ou la tierce partie doit en aviser l’agent(e) de la protection de la vie privée par écrit au préalable. L’agent(e) de la protection de la vie privée répondra à la demande dans les 30 jours qui suivent la réception de l’avis ou informera la personne ou la tierce partie qu’un délai supplémentaire, le cas échéant, est nécessaire pour répondre à la demande, pour autant que la loi le permet dans les circonstances.

          II. Dans certains cas, Boardwalk se voit interdire légalement de permettre à une personne ou à une tierce partie l'accès à ses renseignements personnels. À titre d’exemple, Boardwalk peut ne pas offrir l'accès aux renseignements si cela risque de révéler des renseignements personnels sur une tierce partie ou d’autres renseignements confidentiels. Dans ce cas, Boardwalk informera la personne ou la tierce partie de la raison de l’interdiction d’accès, sous réserve des restrictions juridiques.

Parmi les autres exceptions figure ce qui suit :

          1. Le droit d’accès ne s’étend pas aux renseignements échappant à l'obligation de divulgation en vertu de la LPRPDE ou des lois provinciales en vigueur relatives à la protection de la vie privée; cependant, si un tel renseignement peut être raisonnablement retranché d’un document, la partie demanderesse dispose du droit d’accès au restant du dossier.

e. Rectification des renseignements personnels

Comme mentionné ci-dessus à l’alinéa 7 (d)(i), toute personne ou tierce partie est en droit de présenter une demande écrite pour accéder à ses renseignements personnels détenus par Boardwalk et de demander que des rectifications y soient apportées. La personne ou la tierce partie peut demander la rectification de ses renseignements personnels s'ils sont erronés ou incomplets et peut demander qu'une mention de désaccord soit jointe à ses renseignements personnels. Boardwalk modifiera les renseignements personnels qui se révèlent inexacts ou incomplets.

La demande de mettre à jour ou de corriger des renseignements personnels peut être effectuée par téléphone ou par courriel avec l’agent(e) de la protection de la vie privée.

f. Divulgation de renseignements personnels

La divulgation est régie conformément à la présente politique sur la protection de la vie privée ou autres politiques et procédures spécifiques qui peuvent au besoin être mises en place ou modifiées par Boardwalk afin qu’elles s’appliquent aux renseignements personnels des personnes ou des tierces parties.

Boardwalk ne divulguera à quiconque aucun renseignement personnel au sujet d’une personne ou d’une tierce partie, sauf dans les circonstances suivantes :

          I. la personne ou la tierce partie qui fait l'objet d'une divulgation a donné un consentement explicite;

          II. Iles renseignements sont nécessaires aux fins auxquelles ils ont été obtenus;

          III. la loi oblige ou autorise Boardwalk à communiquer de tels renseignements;

          IV. la divulgation est exigée par les instances gouvernementales dûment autorisées afin de faire respecter les règlements fédéraux et provinciaux, dans le cadre d’une enquête menée en vue de l'application d'une loi fédérale ou provinciale ou dans le but de rassembler des informations en vue de l'application d'une loi fédérale ou provinciale;

          V. Boardwalk est tenue de se conformer à une ordonnance d'un tribunal, à des mandats ou à d'autres procédures judiciaires valides;

          VI. l'urgence de garantir la sécurité physique d’une personne ou d’un groupe de personnes; et

          VII. les circonstances exceptionnelles pour faciliter le contact avec le parent le plus proche ou un(e) ami(e) d'une personne ou tierce partie blessée, malade ou décédée.

Les demandes d'accès des tierces parties à des renseignements personnels seront traitées par l’agent(e) de la protection de la vie privée de l'entreprise et doivent être formulées par écrit.

g. Conservation et élimination des renseignements personnels

Les renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires aux fins motivant leur collecte seront éliminés, effacés ou rendus anonymes.

Boardwalk conservera les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou pour se conformer aux lois applicables. La période pour laquelle les renseignements personnels sont conservés peut dépasser la durée de la relation entre Boardwalk et la personne ou la tierce partie, comme définie dans la politique en matière de conservation et d’élimination des données. Par exemple, les renseignements personnels d’un(e) locataire peuvent être conservés pendant des années après la fin du rapport locatif avec Boardwalk à des fins de contrôle financier et juridique.